Mas afinal, como fazer a transformação digital na área de operações?

Há alguns anos muito tem se falado sobre transformação digital. Quando nos aprofundamos no assunto, surgem termos como inteligência artificial, robôs, drones e APIs. Mas não sendo um profissional de TI, como trazer um pouco dessa realidade para a área de operações?

Falando de conceitos de tecnologia, sistemas em nuvem tornaram-se populares nas organizações nos anos 2000. Hoje, a grande maioria das pessoas utiliza sistemas em nuvem no dia a dia, como e-mail e armazenamento de documentos em nuvem, sendo Google Drive e One Drive os mais populares. Entretanto, nas organizações, em especial de pequeno e médio porte, essas tecnologias ainda não são utilizadas em benefício do crescimento da organização e melhoria de sua competitividade.

Em pequenas e médias empresas é comum a utilização de planilhas para gerenciar as operações, criar indicadores e prover informações para tomada de decisões estratégicas. Esse tipo de estrutura, além de custosa, traz riscos em relação às informações que são trabalhadas e apresentadas. Hoje existem inúmeros sistemas em nuvem que permitem automatizar estas atividades, eliminando planilhas e possibilitando às organizações trabalharem com informações mais confiáveis, além de ganharem escalabilidade.

Outro ponto importante dessa sistematização na área de operações é o aumento da visão estratégica da equipe, desenvolvendo e motivando profissionais. Nesse processo é importante a comunicação e alinhamento de expectativas com os profissionais envolvidos. Muitas pessoas veem a implantação de sistemas e automatização como sinônimo de downsizing, termo do inglês que significa redução das posições de trabalho, mas não necessariamente.

Portanto é imprescindível a comunicação para que os indivíduos envolvidos entendam a importância desse processo, não só para a empresa (o que impacta na manutenção de empregos), mas também para os funcionários, que nesse processo adquirem habilidades que são relevantes no novo mercado de trabalho. Em outras palavras, se esse profissional resistir às mudanças e aos novos sistemas talvez a organização deixe de ser competitiva e não tenha mais espaço no mercado. Entretanto, se esse profissional abraçar esse processo e liderar essa transformação, mesmo que que ele não permaneça posteriormente na empresa, terá muito mais relevância no mercado de trabalho por ter participado desse case de sucesso e poder contar com essa experiência em sua próxima empreitada.

No final de 2019 a Ciatécnica iniciou um processo interno de sistematização das atividades de BackOffice, objetivando o ganho de escalabilidade e eficiência nas rotinas administrativas. Iniciamos implantando um novo sistema de ERP, que além de automatizar a geração de relatórios de DRE, Fluxo de Caixa e Contas a Pagar/Contas a Receber, fez com que as informações fluíssem de maneira mais eficiente e confiável a todos os indivíduos envolvidos nessas atividades. A partir da COVID-19, a empresa precisou tornar-se ainda mais enxuta e eficiente. Para isso, automatizamos o report de horas de consultores, geração de faturas aos clientes, e controles de folha de pagamento e férias. Durante esse processo tivemos o apoio de todos os diretores, colaboradores e fornecedores, comunicando a importância desse processo para o futuro da organização e das pessoas.

Após toda essa transformação temos profissionais mais motivados e comprometidos, a organização mais saudável e eficiente. Na área de operações, trabalhamos com informações confiáveis que fluem em tempo real, relevantes aos tomadores de decisões e acessíveis a qualquer hora e em dispositivo. A transformação digital não é factível somente com robôs e projetos multimilionários em multinacionais. Qualquer empresa pode utilizar sistemas em nuvem com custos baixos e de fácil implementação que possibilite a essas organizações ganharem competitividade e gerarem resultados importantes.

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