Projeto Gestão de Comunicados – Convênio Médico

Considerado o maior sistema cooperativo de saúde do mundo, a empresa cliente trabalha com 115 mil médicos cooperados e 18 milhões de cooperados. Além de trabalhar com 2.506 hospitais credenciados, possui 119 hospitais próprios.

Em parceira com a Ciatécnica, desenvolveu um projeto para controle de comunicados internos, implementando gestão para monitoramento dos comunicados, entrega aos envolvidos e ações relacionadas.

Motivo

  • Controlar Comunicados internos da Empresa que são enviados à vários departamentos onde alguns são apenas para ciência e outros precisam tomar algum tipo de ação.
  • Vários comunicados são elaborados por dia e com isso o controle ficou inviável de ser feito, necessitando de um sistema para auxiliar.
  • Os comunicados não possuem um controle de datas, de ação dos departamentos e até mesmo a data de validade do comunicado.
  • Não há controle da validade dos comunicados nem mesmo a reavaliação dos comunicados quando o mesmo chegou na data de validade.

Escopo

  • Controlar e monitorar os comunicados que deverão circular pela Empresa.
  • Controlar os departamentos que deverão tomar “Ciência” e os departamentos que deverão ter “Ação” sobre o comunicado.
  • Ter um usuário responsável (gestor) pelo Comunicado (quem elaborou o mesmo).
  • Ter um local onde é possível analisar quais os departamentos e responsáveis já visualizaram o Documento, ou tomaram a ação de responsabilidade.
  • Monitorar através de uma única tela, toda a movimentação dos comunicados e principalmente se estão sendo executados no tempo certo, pelos responsáveis.
  • Comunicar a todos os envolvidos o andamento deste comunicado (através de e-mails disparados automaticamente para os departamentos envolvidos e para os usuários destes departamentos)

Benefícios

  • Cada comunicado recebe um código interno (de acordo com os departamentos envolvidos)
  • Acompanhar datas de criação, ação de cada responsável e validade do comunicado.
  • Reavaliar comunicado quando validade do mesmo vencer.
  • Comunicar automaticamente todos os departamentos envolvidos no comunicado (departamento e gestores)
  • Um único usuário pode fazer a gestão de todos os comunicados da Empresa, pois a cada ação realizada no comunicado, o status do mesmo é alterado e neste momento é disparado um e-mail para todos os envolvidos neste comunicado; com isso o Gestor do sistema consegue monitorar através de uma única tela, toda a movimentação dos comunicados e principalmente se estão sendo executados no tempo certo, pelos responsáveis certos.