Projeto Gestão de Comunicados – Convênio Médico
Considerado o maior sistema cooperativo de saúde do mundo, a empresa cliente trabalha com 115 mil médicos cooperados e 18 milhões de cooperados. Além de trabalhar com 2.506 hospitais credenciados, possui 119 hospitais próprios.
Em parceira com a Ciatécnica, desenvolveu um projeto para controle de comunicados internos, implementando gestão para monitoramento dos comunicados, entrega aos envolvidos e ações relacionadas.
Motivo
- Controlar Comunicados internos da Empresa que são enviados à vários departamentos onde alguns são apenas para ciência e outros precisam tomar algum tipo de ação.
- Vários comunicados são elaborados por dia e com isso o controle ficou inviável de ser feito, necessitando de um sistema para auxiliar.
- Os comunicados não possuem um controle de datas, de ação dos departamentos e até mesmo a data de validade do comunicado.
- Não há controle da validade dos comunicados nem mesmo a reavaliação dos comunicados quando o mesmo chegou na data de validade.
Escopo
- Controlar e monitorar os comunicados que deverão circular pela Empresa.
- Controlar os departamentos que deverão tomar “Ciência” e os departamentos que deverão ter “Ação” sobre o comunicado.
- Ter um usuário responsável (gestor) pelo Comunicado (quem elaborou o mesmo).
- Ter um local onde é possível analisar quais os departamentos e responsáveis já visualizaram o Documento, ou tomaram a ação de responsabilidade.
- Monitorar através de uma única tela, toda a movimentação dos comunicados e principalmente se estão sendo executados no tempo certo, pelos responsáveis.
- Comunicar a todos os envolvidos o andamento deste comunicado (através de e-mails disparados automaticamente para os departamentos envolvidos e para os usuários destes departamentos)
Benefícios
- Cada comunicado recebe um código interno (de acordo com os departamentos envolvidos)
- Acompanhar datas de criação, ação de cada responsável e validade do comunicado.
- Reavaliar comunicado quando validade do mesmo vencer.
- Comunicar automaticamente todos os departamentos envolvidos no comunicado (departamento e gestores)
- Um único usuário pode fazer a gestão de todos os comunicados da Empresa, pois a cada ação realizada no comunicado, o status do mesmo é alterado e neste momento é disparado um e-mail para todos os envolvidos neste comunicado; com isso o Gestor do sistema consegue monitorar através de uma única tela, toda a movimentação dos comunicados e principalmente se estão sendo executados no tempo certo, pelos responsáveis certos.
App da Ciatécnica ajuda hospitais em tempos de pandemia
O projeto foi desenvolvido e doado ao hospital pela Ciatécnica, empresa referência em Transformação Digital.
A tecnologia pode ajudar muito a minimizar a dor das famílias de pacientes com Covid-19. O sistema do Hospital de Base de São José do Rio Preto/SP, por exemplo, doado pela Ciatécnica, permite acessar o boletim médico diário para informar os familiares sobre as condições de saúde de cada um deles.
Desafio: Levar informações dos pacientes aos familiares, de forma rápida e automatizada
Desde o início da pandemia, o Complexo Funfarme/Hospital de Base/Hospital da Criança adotou medidas práticas de prevenção da propagação do novo coronavírus, como a suspensão das visitas e a proibição da entrada de acompanhantes (familiares ou responsáveis) dos pacientes nas instalações do complexo.
Esse distanciamento provocou aumento significativo no volume de chamadas telefônicas de familiares em busca de informações do quadro de saúde de pacientes.
O Call Center fornecia as informações por telefone aos solicitantes, porém o processo era complexo, pois envolvia vários setores do hospital, como atendimento, enfermaria e terapia intensiva. Outro fator importante era o tempo dedicado aos contatos, que estavam causando acúmulo de atendimentos.
Solução em tempo recorde
Desenvolvida pela Ciatécnica, a plataforma integra o chat do site do hospital e Whatsapp ao sistema de gestão interna do hospital, o qual reúne dados importantes do paciente. Desta forma, familiares conseguem ter acesso a essas informações de forma rápida e fácil, desafogando as centrais telefônicas, que já estavam colapsadas diante o cenário pandêmico e a restrição de visitas. Para acessar o boletim médico diário, o familiar apenas necessita de um número de identificação, que lhe é enviado pelo sistema.
A automatização do processo também proporcionou mais tempo a equipe para dedicar-se ao atendimento médico.
“O maior desafio do projeto foi realizar o processo em um tempo muito rápido para ter os benefícios e aliviar a área responsável por transmitir as informações do paciente do hospital”, pontua Vladimir Pereira, diretor de soluções de TI da Ciatécnica.
O projeto foi concluído em tempo recorde: menos de 30 dias.
“Não pensamos duas vezes e fizemos essa doação, não só para o hospital, mas para a sociedade”
João Gubolin Jr. CEO da Ciatécnica
Resultado: mais de 7 mil consultas online
A solução da Ciatécnica é um case de sucesso na área da saúde e está sendo usada com bastante intensidade pelo hospital, com mais de 7 mil boletins de saúde enviados a familiares de pessoas hospitalizadas.
“É possível consultar informações de forma rápida, segura e sem a necessidade de intervenção ou contato com nenhuma outra pessoa do hospital. O sistema é todo automatizado, autoexplicativo e prático. Além da praticidade para os familiares, o sistema possibilita que a central telefônica do Complexo não fique sobrecarregada.”
Flávio Bardell Analista de Sistemas do HB
“Precisávamos de uma solução como essa, e o sistema ficou pronto em tempo recorde. Nós investimos a mão de obra e a Ciatécnica, gentilmente, doou o tempo e o esforço da sua equipe no desenvolvimento da integração de forma gratuita.”
Thiago Soler Gestor de Tecnologia do HB